Cách đo kích thước kiện hàng sau đóng gói là bước cần thiết trước khi chọn xe và nhận báo giá vận chuyển. Số đo phải phản ánh phần không gian thật mà kiện chiếm trên xe, bao gồm thùng, màng quấn, nẹp, chân pallet và mọi chi tiết nhô ra.
Nhiều sai lệch xuất phát từ việc dùng kích thước sản phẩm trần, lấy số đo bên trong thùng hoặc đo trước khi cố định hàng lên pallet. Khi kiện hoàn thiện lớn hơn dữ liệu đã báo, phương tiện dự kiến có thể không đủ chỗ, cách xếp phải thay đổi hoặc lô hàng cần sang xe khác.
Hướng dẫn này giúp người gửi đo thùng carton, pallet, kiện gỗ, cuộn hàng và máy móc theo một cách thống nhất. Trọng lượng vẫn phải cân hoặc lấy từ hồ sơ đáng tin cậy; kích thước không dùng để suy đoán cân nặng.
Nội dung chính
Nguyên tắc đo kích thước phủ bì
Kích thước phủ bì là ba chiều lớn nhất của kiện sau khi hoàn tất toàn bộ bao bì. Hãy tưởng tượng đặt kiện trong một chiếc hộp chữ nhật vừa đủ chứa nó: chiều dài, chiều rộng và chiều cao của “hộp tưởng tượng” đó là số cần báo.
Dây đai, góc nẹp, màng quấn phồng, chân gỗ và tay cầm nhô ra đều phải nằm trong số đo. Nếu hàng đặt trên pallet nhưng vượt mép pallet, lấy điểm ngoài cùng của hàng; nếu pallet lớn hơn hàng, lấy mép pallet. Không được chọn số nhỏ hơn chỉ vì phần nhô ra có diện tích ít.
Đối với kiện mềm hoặc bao hàng, cần đặt kiện ở trạng thái sẽ bàn giao và đo phần phình lớn nhất. Không ép tạm bao hàng để có số nhỏ hơn nếu khi xếp xe bao sẽ trở lại hình dạng cũ.
Dụng cụ cần có và cách ghi số đo
- Thước cuộn: phù hợp với thùng, pallet và kiện có chiều dài vài mét.
- Thước thẳng hoặc ê-ke: hỗ trợ xác định điểm ngoài cùng của vật cong, nhô hoặc méo.
- Cân phù hợp: cân bàn, cân sàn hoặc thông số nhà sản xuất cho kiện nặng.
- Nhãn/mã kiện: để gắn số đo với đúng ảnh và đúng dòng bảng kê.
- Điện thoại: chụp ảnh thước tại vị trí đo nếu cần đối chiếu.
Nên ghi theo thứ tự dài × rộng × cao, đơn vị centimet hoặc mét nhưng không trộn lẫn. Với số thập phân, có thể làm tròn lên ở mức hợp lý để tránh báo thiếu. Hướng dẫn của FedEx Việt Nam cũng yêu cầu đo kích thước bên ngoài của kiện và làm tròn phần lẻ lên khi tính kích thước vận chuyển; có thể tham khảo hướng dẫn đóng gói và đo kiện của FedEx.
Mỗi số đo nên được kiểm tra hai lần. Khi kiện lớn, một người giữ đầu thước và một người đọc số sẽ giảm sai lệch do thước võng hoặc lệch khỏi điểm ngoài cùng.
Cách đo thùng carton và kiện hình hộp
- Đặt thùng trên mặt phẳng, đúng chiều sẽ vận chuyển.
- Đo cạnh dài nhất của đáy và ghi là chiều dài.
- Đo cạnh còn lại của đáy và ghi là chiều rộng.
- Đo từ mặt sàn đến điểm cao nhất, gồm cả phần nắp phồng hoặc nẹp.
- Kiểm tra bốn mặt xem có tay cầm, dây đai hay góc bảo vệ nhô ra không.
- Gắn mã kiện và ghi số vào bảng kê ngay sau khi đo.
Không dùng kích thước in trên vỏ thùng nếu đó là kích thước danh nghĩa hoặc kích thước bên trong. Thùng sau khi chứa hàng có thể phình; băng keo và góc nẹp cũng làm số đo tăng. Nếu nhiều thùng cùng quy cách, đo ít nhất một thùng hoàn thiện và kiểm tra ngẫu nhiên các thùng khác.
Cách đo hàng đã cố định trên pallet
Chiều dài và rộng lấy theo phần lớn hơn giữa mặt pallet và hàng. Chiều cao đo từ mặt sàn đến điểm cao nhất, bao gồm cả chiều cao pallet. Nếu hàng vượt mép, dùng ê-ke hoặc một vật thẳng dóng xuống sàn để tìm đúng điểm ngoài cùng.
Sau khi quấn màng, cần đo lại vì màng và nẹp có thể làm kiện rộng hơn. Nếu nhiều thùng xếp trên pallet, kiểm tra tầng trên có nghiêng hoặc lệch khỏi tầng dưới không. Không báo kích thước pallet tiêu chuẩn nếu hàng thực tế đã vượt ra ngoài.
Bảng kê nên ghi thêm loại pallet, số tầng xếp, tổng trọng lượng và khả năng chồng pallet. Nếu không được đặt hàng khác lên trên, cần đánh dấu “không xếp chồng” và tính thể tích sử dụng theo phương án thực tế, không chỉ theo khối hộp của hàng.
Ví dụ cách ghi một pallet
“PL01 – 120 × 100 × 145 cm – 480 kg – 1 pallet – không xếp chồng”. Đây là dữ liệu rõ hơn nhiều so với cách ghi “một pallet hàng”, vì đơn vị vận chuyển có thể đối chiếu cả không gian, tải trọng và giới hạn xếp.
Đo cuộn hàng, máy móc và kiện bất quy tắc
Cuộn hoặc vật hình trụ
Ghi đường kính ngoài lớn nhất, chiều dài và cách đặt khi vận chuyển. Nếu cuộn nằm ngang trên giá chống lăn, kích thước phủ bì phải tính cả giá đỡ. Không chỉ báo đường kính lõi hoặc đường kính danh nghĩa của vật liệu.
Máy móc có phần nhô ra
Dùng ba mặt phẳng tưởng tượng bao quanh máy và đo khoảng cách lớn nhất giữa các mặt. Tay quay, mô-tơ, bảng điều khiển, ống hoặc chân máy đều phải nằm trong kích thước. Nếu bộ phận có thể tháo rời, chỉ dùng số đo sau tháo khi việc tháo đã được xác nhận và có cách đóng gói riêng.
Kiện gỗ và khung sắt
Đo phần ngoài cùng của khung, gồm thanh giằng, chân kê và tai nâng. Với kiện gỗ vừa đóng, cần kiểm tra đinh, vít hoặc thanh gỗ không nhô ra gây nguy hiểm khi xếp. Trọng lượng phải gồm cả bao bì.
Lập bảng kê kích thước để nhận báo giá
Mỗi dòng nên có: mã kiện, tên hàng, số lượng, dài, rộng, cao, trọng lượng, bao bì và ghi chú xếp chồng. Nếu nhiều kiện giống nhau, ghi số lượng và kích thước của một kiện; nếu khác nhau, tách từng nhóm.
Ảnh cần đặt tên theo mã kiện, ví dụ PL01-toan-canh, PL01-chan-pallet. Cách này giúp bên vận chuyển đối chiếu mà không nhầm số đo của kiện này với ảnh của kiện khác.
Sau khi hoàn tất, cộng tổng số kiện và tổng trọng lượng rồi kiểm tra với chứng từ xuất kho. Nếu có thay đổi bao bì, ghép thêm kiện hoặc tách hàng, bảng kê phải cập nhật trước khi điều xe. Có thể gửi bảng kê qua trang Liên hệ để được kiểm tra phương án.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng centimet hay mét?
Đơn vị nào cũng được nếu dùng thống nhất và ghi rõ. Với kiện nhỏ, centimet dễ tránh số thập phân; với máy dài, có thể ghi mét nhưng nên kèm số chính xác.
Có cần đo từng thùng giống nhau không?
Có thể đo một thùng đại diện khi quy cách thực sự giống nhau, nhưng nên kiểm tra ngẫu nhiên để phát hiện thùng phình, lệch hoặc đóng gói khác.
Đo trước khi quấn màng có được không?
Không nên dùng làm số cuối. Màng, nẹp và pallet có thể làm thay đổi cả ba chiều. Số báo giá nên lấy sau khi hoàn thiện.
Kích thước có đủ để tính giá chưa?
Chưa. Cần thêm trọng lượng, số kiện, loại hàng, ảnh, hai địa chỉ, thời gian và yêu cầu bốc xếp. Xem bảng giá tham khảo để hiểu các yếu tố hình thành cước.
Gửi kích thước kiện hàng để nhận tư vấn
Gửi bảng kê, ảnh thật, trọng lượng, địa chỉ và ngày cần giao để Hương Quân Logistics kiểm tra loại xe. Xem thêm dịch vụ vận chuyển hoặc gửi yêu cầu tại trang Liên hệ.
Số đo đúng giúp báo giá sát hơn và hạn chế đổi xe khi nhận hàng.